Terug naar overzicht

20 Jaar Apex Dynamics BV: Kwaliteit als fundament

Apex Dynamics BV blaast twintig kaarsjes uit. Een mijlpaal waarbij we niet alleen terugkijken op de afgelopen 20 jaar, maar ook vol vertrouwen vooruitkijken naar wat komen gaat. De komst van Stef van Oss, drieënhalf jaar geleden, markeerde het begin van een nieuwe fase. Met een scherpe opdracht stapte hij binnen om de organisatie klaar te stomen voor de toekomst. Het resultaat? Een bedrijf dat volledig draait om kwaliteit en data. In dit artikel bespreken we met Stef hoe dit tot stand gekomen is, en waar het bedrijf volgens hem naartoe op weg is.

“Na twintig jaar bouwen staan we nu op een punt waarop we, nog steeds met ons kleine en slagvaardige team, klaar zijn om de volgende grote sprong te maken. We hebben de afgelopen jaren een fundament gelegd waarbij kwaliteit niet meer in hoofden of mappen zit, maar volledig verankerd is in onze systemen. Dat geeft ons de rust en de kracht om elke nieuwe innovatie vanuit onze fabriek in Taiwan direct te omarmen en met onze bekende razendsnelle respons aan de klant te leveren. We hebben de processen nu zo geborgd dat we er de komende twintig jaar echt tegenaan kunnen.”

Stef van Oss begon in het voorjaar van 2023 bij Apex Dynamics. Hij zocht bewust een plek waar hij de mouwen kon opstropen en zijn opleiding Bedrijfsmanagement voor het MKB en ervaring die hij had opgedaan bij een start-up in de praktijk kon brengen. Bij Apex Dynamics kreeg hij een uitdagende opdracht:

“Wat mij enorm aansprak, was het kleine team, het snelle schakelen en de vele verschillende werkzaamheden. De ene dag verkoop, de andere dag in het magazijn en de dag daarna bij een klant op bezoek; dat is precies waarvoor ik mijn studie heb gedaan. Daarnaast leek het me natuurlijk mooi om samen met mijn vader nog een paar mooie stappen te zetten. De snelheid waarmee we hier dingen kunnen wegzetten en de impact die je op verschillende gebieden kan maken — of het nu sales, logistiek of marketing is — dat zie je hier vrijwel direct terug in het resultaat.”

Digitalisering en kwaliteitsborging

“Als ik terugkijk naar het moment dat ik begon, zag ik een organisatie die haar werk deed zoals dat in de afgelopen vijftien jaar was ontwikkeld. Er was wel digitalisering, maar dat was vooral een toevoeging op hoe het werk handmatig gebeurde. We werkten veel met papier, mappen en handgeschreven notities. Ons ERP-systeem was meer een hulpmiddel voor de papieren workflow dan dat het de leidraad was. Het systeem maakte een opdrachtbevestiging, die werd geprint, en die ging dan letterlijk het papieren systeem in. Dat werkte in de basis fantastisch, maar het was lastig samenwerken omdat de verantwoordelijkheid voor specifieke taken vaak bij één persoon lag. Als je dan bij moest springen of over moest nemen was het soms zoeken. Dat moest veranderen, en dat werd op de eerste dag mijn opdracht.”

De opdracht om te professionaliseren was concreet, maar de achterliggende gedachte was nog belangrijker: het borgen van de constante kwaliteit waar Apex Dynamics om bekend staat. Apex Dynamics besloot de ISO 9001-certificering niet te zien als een papieren tijger, maar als een breekijzer om de volledige bedrijfsvoering tegen het licht te houden en de kwaliteitsstandaard te verankeren in de systemen.

“Met het ISO-traject kon ik letterlijk door de hele organisatie wandelen om te bekijken hoe alles liep. Het was voorheen allemaal meegegroeid met de tijd, maar de processen waren vaak gesloten ‘éénmanssystemen’. Iemand deed de verkoopadministratie op zijn eigen manier, en als daar een tweede persoon bij kwam, raakte je snel het overzicht kwijt. Alles lag vast in een map die fysiek achter iemands bureau stond. Je kon er als collega heel moeilijk bij zonder dat proces te verstoren. Er moest te veel fysiek gebeuren om je met een systeem te kunnen bemoeien.”

Het doel was een ‘interne revolutie’ waarbij kwaliteit niet langer afhankelijk was van individuele handelingen, maar van een waterdicht systeem. Dit zorgde ervoor dat de bekende servicegraad overeind bleef, terwijl de achterkant volledig werd geprofessionaliseerd.

“Toen we alle processen eenmaal in kaart hadden, hebben we deze van de grond af aan opnieuw ingericht waarbij we uitsluitend gebruik maken van systemen die we al hadden. In feite zijn er geen nieuwe systemen bijgekomen; we zijn gewoon optimaal gebruik gaan maken van wat we al in huis hadden om die kwaliteit te waarborgen. We zijn gaan vertrouwen op het ‘paperless’ gedeelte. Dat was een noodzakelijke interne professionalisering. Voor de klant is er aan de voorkant niets veranderd — de service is even hoog gebleven — maar intern zijn we veel efficiënter gaan werken en is de foutmarge tot een minimum beperkt.”

Klaar voor de volgende twintig jaar

Na drieënhalf jaar hard werken is de transformatie zichtbaar. Apex Dynamics BV is nu een organisatie waar kennis en kwaliteit niet meer in hoofden of mappen zitten, maar in een geborgd systeem. Dit geeft rust en continuïteit: zelfs wanneer er nieuwe mensen bij het team komen, blijft de output op het hoogst denkbare niveau.

“We hebben nu de processen binnen het bedrijf vastgelegd en we auditen jaarlijks of dit nog aansluit bij wat we daadwerkelijk doen. Het gaat om kwaliteitswaarborging van gegevens en het primaire proces: van aanvraag naar offerte, levering, facturatie en service. We hebben dat nu zo verankerd dat je met twee of drie man aan hetzelfde proces kunt werken zonder dat de informatie versnipperd raakt of de kwaliteit in het gedrang komt. Nieuwe collega’s kunnen hierdoor ook sneller en op de juiste manier worden ingewerkt. Ik denk dat we nu weer op het punt staan om, nog steeds met een klein team, de volgende stap van twintig jaar te maken. We kunnen er echt tegenaan.”

De drive waarmee Thom en Eric al twintig jaar de markt bestormen, is nog steeds de brandstof van het bedrijf, al is de vorm veranderd naar een organisatie die niet alleen snelheid maar op elk niveau ook kwaliteit ademt.

“De passie voor het bedrijf delen we hier allemaal. Net als Thom en Eric zit ik er met veel spirit en liefde in. We nemen het werk serieus en vinden het leuk om er hard aan te trekken. Waar we nu staan is het resultaat van twintig jaar bouwen, maar de professionaliseringsslag van de afgelopen jaren zorgt ervoor dat we nu ook de komende jaren het fundament hebben om die kwaliteit en groei vast te houden.”

De blik op de toekomst: Productdata razendsnel bij klanten krijgen

Apex Dynamics is altijd al 100% gefocust geweest op haar klanten, en daar komt nog meer tijd voor als alle interne processen vlekkeloos en automatisch plaatsvinden. En het maakt ruimte voor innovatie, want in een wereld waar alles draait om snelheid en integratie, ziet Stef een nieuwe rol voor Apex Dynamics weggelegd. Het product is niet langer alleen de hardware uit Taiwan, maar ook de data die erbij hoort.

“Onze fabriek in Taiwan blijft zich in een razend tempo ontwikkelen en wij hebben alles in huis om daarin mee te gaan. Welke nieuwe producten of series er de komende jaren ook vanuit Taiwan worden geïntroduceerd; onze organisatie is erop ingericht om dit snel op te pakken. Maar de echte winst voor de komende jaren zit in de vindbaarheid en beschikbaarheid van onze documentatie en specificaties. We willen voorop blijven lopen in hoe we onze data aanbieden. Wij willen dat klanten onze producten niet alleen fysiek, maar ook digitaal naadloos kan integreren in hun systemen en processen.

We bieden nu namelijk al ontzettend veel informatie aan via onze website en bijvoorbeeld de nieuwe Quickfinder [een tool die razendsnel meer dan 55.000 configuraties tandwielkasten doorzoekt], maar ik droom van bijvoorbeeld een end-to-end koppeling. Een soort Apex API  waarbij klanten onze productdata direct in hun eigen systemen kunnen laden. Ik weet nog niet hoe dat eruit gaat zien, maar we zijn hard bezig om al die data volledig beschikbaar te maken zodat klanten nog sneller kunnen engineeren en schakelen. Door die informatie maximaal te ontsluiten, maken we onszelf een onmisbare schakel in het proces van de klant. Dat is waar de technologische winst ligt voor de komende jaren.

En we houden onze razendsnelle respons en levertijden natuurlijk gewoon vast. Dus dat betekent dat klanten enorm snel kunnen schakelen als ze met Apex Dynamics producten werken. Hoe waardevol dat is hoef ik geloof ik niet meer uit te leggen.”